KI-gestützte Kalkulation & Controlling im Messebau: Praxisbeispiel für KMU
Kurzfristige Kundenanfragen, viele parallele Projekte und historisch gewachsene Excel-Strukturen sind im Messe- und Ladenbau keine Ausnahme. Ein mittelständisches, designorientiertes Unternehmen stand genau vor dieser Herausforderung. Die Geschäftsführung erkannte früh: Ohne digitale, standardisierte Prozesse in Kalkulation und Controlling ist weiteres Wachstum kaum steuerbar.
Ein treffendes Zitat:
„Es fehlt an einer durchgängigen, digitalen Struktur, um Kosten, Lieferanten und Ressourcen effizient und nachvollziehbar zu erfassen.“
Ziel war es, belastbare betriebswirtschaftliche Grundlagen für vorausschauende Planung und transparente Projektbewertung zu schaffen – ein klassisches Szenario für Digitalisierung und Automatisierung im KMU.
Ausgangslage: Hohe Dynamik, geringe Transparenz
Die Analyse zeigte typische Schwachstellen, wie sie viele mittelständische Unternehmen kennen:
- Manuelle, projektbezogene Kalkulationen in individuellen Excel-Vorlagen
- Keine zentrale Datenbasis für Leistungen, Preise und Erfahrungswerte
- Fehlende Verknüpfung von Plan-, Soll- und Ist-Kosten
- Verstreute Lieferanteninformationen ohne Vergleichbarkeit
- Gemeinkosten werden pauschal, nicht verursachungsgerecht umgelegt
Die Folge: hoher Abstimmungsaufwand, Medienbrüche und unsichere Margen. Projekte wirkten auf dem Papier profitabel, obwohl relevante Kosten fehlten – ein erhebliches Risiko in einem marktgetriebenen Umfeld mit kurzen Entscheidungszyklen.
Vorgehen in drei Bausteinen zur digitalen Prozessoptimierung
1. Digitale Kalkulation: Standardisiert, schnell und auswertbar
Im ersten Schritt wurde eine zentrale Kalkulationsstruktur entwickelt – die Basis für Automatisierung und perspektivisch auch KI-gestützte Analysen:
- Analyse bestehender Kalkulationslogiken und typischer Leistungspositionen
- Aufbau einer zentralen Kalkulationsdatenbank (ERP-Modul oder Cloud-Lösung)
- Entwicklung standardisierter Module (z. B. wiederkehrende Messeformate)
- Integration von Plan-/Ist-Abgleichen zur Fortschreibung von Erfahrungswerten
- Klare Verantwortlichkeiten für Pflege, Freigabe und Controlling
- Schulung und Pilotbetrieb mit ausgewählten Projekten
Nutzen: Angebote lassen sich schneller, konsistenter und nachvollziehbar erstellen – eine Voraussetzung für datenbasierte Entscheidungen und spätere KI-Unterstützung im Controlling.
2. Digitale Lieferantenlisten: Transparenz statt Bauchgefühl
Die Vielzahl externer Gewerke erfordert eine strukturierte Datenbasis. Einzelne Excel-Listen und E-Mail-Verläufe wurden durch eine zentrale, digitale Lieferantendatenbank ersetzt:
- Kategorisierung nach Gewerk, Region, Preisen und Projekthistorie
- Filterfunktionen nach Verfügbarkeit, Qualität und Erfahrungswerten
- Integration in laufende Projekte inkl. Auslastungsübersicht
- Standardisierte Lieferantenbewertungen nach jedem Projekt
- Definierte Zuständigkeiten und regelmäßige Reviews
Nutzen: Schnellere Anfragen, bessere Vergleichbarkeit und eine systematische Qualitätssicherung – ein klarer Schritt Richtung prozessgetriebener Automatisierung im Mittelstand.
3. Vollkostenrechnung: Wirtschaftlichkeit realistisch bewerten
Ein zentraler Hebel war die Einführung einer pragmatischen Vollkostenrechnung, integriert in die digitale Kalkulation:
- Vollständige Erfassung aller Gemeinkosten (Miete, IT, Verwaltung etc.)
- Definition nachvollziehbarer Umlageschlüssel
- Automatisierte Umlage je Projekt oder Leistungsmodul
- Dokumentation der Logik in einem praxisnahen Handbuch
- Schulung von Projekt- und Controllingteams
Nutzen: Projekte lassen sich realistisch bewerten, Deckungsbeiträge korrekt ermitteln und strategische Entscheidungen auf belastbare Zahlen stützen.
Was Entscheider:innen im KMU jetzt prüfen sollten
- Wie standardisiert und schnell ist unsere Angebotskalkulation?
- Gibt es eine zentrale, gepflegte Lieferantendatenbank?
- Werden Gemeinkosten verursachungsgerecht umgelegt?
- Sind Plan-, Soll- und Ist-Daten digital verknüpft und auswertbar?
- Sind Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert?
- Lassen sich bestehende Excel- oder ERP-Lösungen integrieren?
Fazit: Warum jetzt der richtige Zeitpunkt für Digitalisierung und KI ist
Dieses Praxisbeispiel zeigt, wie KMU ihre betriebswirtschaftliche Steuerung ohne techniklastige Großprojekte deutlich verbessern können. Entscheidend sind klare Strukturen, zentrale Daten und standardisierte Prozesse – die ideale Grundlage für Künstliche Intelligenz, Automatisierung und nachhaltiges Wachstum.