Was KMU daraus lernen können.
Für viele Geschäftsführer:innen, HR-Leitungen und Digital-Verantwortliche in KMU ist es ein vertrautes Bild: Digitale Werkzeuge sind vorhanden, doch die tägliche Zusammenarbeit leidet unter uneinheitlicher Ablage, Mehrarbeit und Medienbrüchen. Ein Unternehmen aus der Verlagsbranche hat genau dafür externe Beratung genutzt – mit einem klaren Fokus: „Die Digitalisierung soll dabei ausschließlich intern wirken – also der Prozessoptimierung, Aufgabenverteilung und Zusammenarbeit innerhalb des Teams dienen.“
Ausgangslage: Dateien überall, Verantwortung nirgends
Im redaktionellen Tagesgeschäft sowie in Verwaltung und Vertrieb wurden Dokumente lokal, in Mails oder in unterschiedlichen Teamumgebungen abgelegt. Es fehlten:
– Eine übergreifende Ordnerlogik
– Verbindliche Namenskonventionen und Versionierung
– Klare Zuständigkeiten und ein abgestuftes Rechtekonzept
– Einheitliche Nutzung von Office 365/Microsoft Teams
Die Folgen: ineffiziente Suche, doppelte Arbeit, Medienbrüche bei Abstimmungen mit externen Partnern und Unsicherheit im Team, „wie man es richtig macht“.
Vorgehen: Von der Analyse zur Verankerung im Alltag
Der Beratungsauftrag war eindeutig: Möglichkeiten aufzeigen, wie eine strukturierte Digitalisierung der internen Dokumentenablage und -lenkung die Effizienz nachhaltig steigern kann. Im Kern wurden fünf Handlungsfelder bearbeitet.
1) Struktur nach Aufgaben und Dokumentenarten
– Oberste Ebenen nach Aufgabengebieten: Redaktion, Anzeigenverkauf/Vertrieb, Finanzen, Personal, Geschäftsführung, IT.
– Unterteilung nach Dokumentenarten: etwa Verträge, Vorlagen, Rechnungen, Protokolle, Planungen.
– Einheitliche Benennungslogik: Datum, Thema, Verantwortliche:r, optionale Version (z. B. 2025-07-10_Thema_Name_v1).
– Musterstruktur als Vorlage: in Teams/SharePoint angelegt und als verbindliche Referenz bereitgestellt.
– Ablagepflicht am Ursprungsort: keine Doppelablage in lokalen Laufwerken oder Mails.
– Kompakter Leitfaden: die Struktur und Benennungsregeln sind nachvollziehbar dokumentiert und für alle zugänglich.
2) Teams/SharePoint als zentrale Arbeitsumgebung
– Teamräume nach Hauptaufgaben: z. B. „Redaktion“, „Vertrieb“, „GF & Admin“, „IT & Entwicklung“; die Ordnerstruktur ist direkt integriert.
– Verbindliche Nutzung: Dateien werden ausschließlich in Teams/SharePoint abgelegt und dort bearbeitet; Kommunikation dazu erfolgt im Kanal mit @Erwähnungen.
– Versionierung aktiv: ältere Stände sind nachvollziehbar und wiederherstellbar.
– Standardisierte Freigaben: wichtige Dokumente (z. B. druckfertige Layouts, Verträge) durchlaufen klar definierte Prüf- und Freigabeprozesse.
– Schulung: eine kompakte Einführung hat Funktionen, Abläufe und Verhaltensregeln im Team vereinheitlicht.
3) Rechte- und Rollenkonzept
– Rollen nach Verantwortungsbereichen: Geschäftsführung, Leitungsebene, Redaktion, Vertrieb, Verwaltung, IT.
– Zugriff nach Vertraulichkeitsstufe: allgemein, eingeschränkt, vertraulich (z. B. HR, Finanzen).
– Technische Umsetzung: granular in Teams/SharePoint zugewiesen; unbefugte Lese-/Schreibrechte werden vermieden.
– Verantwortlichkeiten: pro Hauptabteilung gibt es eine benannte Person für Berechtigungen.
– Regelmäßige Überprüfung: quartalsweise Rechte-Checks, insbesondere bei personellen Veränderungen.
4) Einführung und Verankerung
– Praxisnahe Schulung (1–2 Stunden): Fokus auf konkrete Anwendungsfälle, tägliche Ablage, Benennung, Zusammenarbeit.
– Digitaler Praxisleitfaden: Screenshots, Beispiele und Schritt-für-Schritt-Anleitungen; zentral zugänglich.
– Führung als Anker: klare Kommunikation, Vorbildverhalten und regelmäßige Thematisierung in Teamrunden erhöhen die Verbindlichkeit.
5) Langfristige Sicherstellung
– Klare Ansprechperson: für Pflege und Weiterentwicklung des Systems.
– Halbjährliche Systemchecks: Ordnungslücken, Redundanzen und Unklarheiten werden systematisch adressiert.
– Feedback aus dem Team: einfache, quartalsweise Rückmeldungen (z. B. per Forms/Umfrage) fließen in Anpassungen ein.
– Modular erweiterbar: die Struktur ist so angelegt, dass neue Aufgabenfelder unkompliziert integriert werden können.
Was Entscheider:innen daraus mitnehmen können
Die Erfahrung aus diesem Projekt zeigt: Es braucht keine neuen Tools, sondern klare Regeln, Zuständigkeiten und konsequente Nutzung vorhandener Systeme. Entscheidend ist die Reihenfolge:
1) Struktur festlegen (Aufgabenbereiche, Dokumentenarten, Benennung).
2) Zentrale Plattform definieren (Teams/SharePoint) – und verbindlich machen.
3) Rechte sauber regeln (Rollen, Vertraulichkeit, Verantwortliche).
4) Einführung begleiten (Schulung, Leitfaden, Führungskommunikation).
5) Dranbleiben (Regelchecks, Feedback, Weiterentwicklung).
Drei Fragen, mit denen Sie Ihren Bedarf prüfen können
– Finden Ihre Teams Dokumente schnell und eindeutig – oder wird häufig doppelt abgelegt und nachgefragt?
– Gibt es verbindliche Namensregeln, Versionierung und klare Zugriffsrechte über alle Bereiche hinweg?
– Sind Ihre digitalen Arbeitsregeln dokumentiert, geschult und werden sie regelmäßig überprüft?
Wenn Sie ähnliche Herausforderungen sehen – etwa uneinheitliche Ablage, hohe Suchzeiten oder Unsicherheit im Umgang mit Dokumentenversionen – lohnt sich ein pragmatischer, schrittweiser Ansatz wie oben beschrieben. Wichtig ist, die Einführung nicht als IT-Projekt zu betrachten, sondern als Organisationsentwicklung: klare Regeln, nachvollziehbare Prozesse und aktive Kommunikation im Team. So wird Digitalisierung zum Alltag – leiser, aber wirkungsvoll.