Ab 2025 gilt eine neue gesetzliche Pflicht zur elektronischen Rechnungslegung für Unternehmen
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ist beschlossene Sache – und betrifft alle Unternehmen, vom Solo-Selbstständigen bis hin zum mittelständischen Betrieb. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen und verarbeiten zu können. Die Zeit der rein bildhaften PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen zwischen Unternehmen neigt sich dem Ende zu.
Was genau ändert sich ab 2025?
Ab dem 01.01.2025 müssen alle unternehmerisch tätigen Personen, unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche, in der Lage sein:
- E-Rechnungen von anderen Unternehmen entgegenzunehmen
- E-Rechnungen maschinell zu lesen und weiterzuverarbeiten
Das bedeutet: Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software muss spätestens bis dahin technisch so aufgestellt sein, dass sie strukturierte elektronische Rechnungen (z. B. im ZUGFeRD- oder X-Rechnungsformat) verarbeiten kann.
Was passiert ab 2027?
Die nächste Stufe der E-Rechnungsreform folgt: Ab dem 1. Januar 2027 dürfen nur noch strukturierte E-Rechnungen für den B2B-Bereich verwendet werden. Der Versand von Rechnungen als:
- PDF,
- Word-Dokument oder
- Papierrechnung
ist dann nicht mehr zulässig – mit einer Übergangsfrist bis Ende 2027 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, der Informationen wie:
- Kreditor und Debitor,
- Rechnungsdatum,
- Betrag,
- Steuersätze und
- Fälligkeitstermine
in einem standardisierten XML-Format enthält. Das erleichtert die automatische Verarbeitung in der Buchhaltung und reduziert Übertragungsfehler erheblich.
Wichtig:
Ein PDF-Dokument ist keine E-Rechnung – es ist lediglich eine visuelle Darstellung, jedoch nicht maschinenlesbar im Sinne der neuen Anforderungen.
Welche Rechnungen sind betroffen?
Die neue Regelung gilt für:
- Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B)
- Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G)
Nicht betroffen sind:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 €, die weiterhin als PDF oder Papier verschickt werden dürfen
Welche Formate sind zulässig?
Die zwei wichtigsten E-Rechnungsformate:
XRechnung: Standard für die öffentliche Verwaltung seit 2020
ZUGFeRD (aktuelle Version: 2.x)
- Kombiniert XML-Datensatz und PDF-Darstellung, kompatibel mit XRechnung
- Für viele Unternehmen die praktikabelste Lösung, da visuelle Darstellung und maschinelle Lesbarkeit kombiniert werden
Was müssen KMU jetzt konkret tun?
✅ Prüfen Sie Ihre aktuelle Rechnungssoftware: Kann sie bereits E-Rechnungen erzeugen und verarbeiten?
✅ Stellen Sie auf ein kompatibles Buchhaltungssystem um, falls Sie noch PDF-Rechnungen versenden
✅ Erzeugen Sie Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungsformat: Die meisten modernen ERP- oder Buchhaltungssysteme unterstützen diese Formate bereits oder können entsprechend erweitert werden
✅ Schulen Sie Ihr Team in Bezug auf neue Rechnungsanforderungen, Dateiformate und Prozesse
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